Cómo hacer una revisión semanal de tu negocio en 30 minutos
Una revisión semanal no debería durar dos horas. Su trabajo es detectar cambios y decidir si merecen acción.
Seis bloques de cinco minutos: clientes, agenda, dinero, ventas, comparación con las semanas anteriores y decisión. Sales con tres acciones como mucho, cada una con responsable, fecha y el dato que vas a comprobar. Una buena revisión puede terminar en no cambiar nada.
La revisión semanal falla casi siempre por lo mismo: se convierte en repasar todo el negocio, dura dos horas y termina sin ninguna decisión. Con un guion y un reloj eso no pasa.
Minutos 0 a 5: clientes
Activos, altas, bajas y quién ha dado señales claras de riesgo. Busca excepciones, no analices caso por caso. Si tres personas han bajado de frecuencia, eso es lo que sale de este bloque, no una reflexión sobre cada una.
Minutos 5 a 10: agenda
Sesiones hechas, cancelaciones y ocupación por franjas. Lo importante son las franjas: una agenda "llena" no significa nada si el cuello de botella está solo entre las 18:00 y las 21:00 y por la mañana no entra nadie.
Minutos 10 a 15: dinero
Ingresos cobrados, pagos relevantes y cómo viene la caja las próximas semanas. Aquí buscas anomalías, no cierres la contabilidad. Un cobro que lleva quince días pendiente sale en este bloque y se va con dueño y fecha.
Minutos 15 a 20: ventas
Contactos, conversaciones, propuestas y altas. Si algo ha caído, localiza el paso concreto antes de responder con "hay que hacer más marketing", que es la respuesta que más dinero cuesta y menos veces acierta.
Minutos 20 a 25: compara
Mira la semana anterior y la media de las últimas cuatro. Una semana suelta tiene muchísimo ruido: vacaciones, un puente, una gripe. La tendencia es la que dice algo.
Minutos 25 a 30: decide
Tres acciones como mucho. Cada una con qué se hace, quién la hace, cuándo y qué dato vas a mirar para saber si funcionó.
Y dos reglas para que esto dure en el tiempo: no rediseñes la estrategia cada viernes y no persigas cada cifra que se ponga en rojo una semana.
Qué se revisa cada semana y qué no
Media hora da para mirar lo que puede cambiar una decisión de los próximos siete días: quién está en riesgo, cómo va la ocupación, qué falta por cobrar y cómo van las ventas.
Lo estructural va aparte, una vez al mes o al trimestre: los precios, la cartera de servicios, la capacidad y los riesgos de concentración. Meter esas cosas en la revisión semanal es lo que convierte media hora en dos horas y hace que acabes dejándola de hacer.
Que sobreviva a las semanas malas
La revisión se abandona siempre en el mismo momento: la semana en que todo va mal y no te apetece mirarlo. Y es justo la semana en la que más falta hace.
Ayuda tenerla en el calendario a la misma hora, con la hoja ya montada para no perder diez minutos buscando datos, y aceptar que a veces vas a terminar en cinco minutos porque no hay nada que decidir.
Una buena revisión puede terminar perfectamente en "esta semana no cambio nada". Eso también es dirigir: mirar a tiempo, comprobar que no se está rompiendo nada y devolverle las horas al negocio.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar la revisión semanal de un negocio pequeño?
Media hora es suficiente si va con guion. Se reparte en bloques de cinco minutos para clientes, agenda, dinero, ventas, comparación y decisiones, y así no se convierte en una reunión de dos horas sin conclusiones.
¿Qué se revisa cada semana y qué cada mes?
Cada semana, lo que puede cambiar una decisión inmediata: riesgo de baja, ocupación, cobros y ventas. Cada mes o cada trimestre, lo estructural: precios, cartera de servicios, capacidad y riesgos.
¿Cuántas acciones deben salir de una revisión semanal?
Tres como mucho, cada una con quién la hace, cuándo y qué dato comprobaréis. Si salen diez, la semana siguiente no se habrá hecho ninguna.