Facturado no es cobrado: cómo evitar que la caja te sorprenda
Vender, facturar y cobrar pueden ocurrir en tres fechas distintas, y los pagos también.
El beneficio y la caja no son lo mismo porque no ocurren el mismo día. Si facturas 6.000 € y gastas 4.000 €, el beneficio dice 2.000 €; si 2.500 € se cobran el mes siguiente y los gastos salen este, la cuenta bancaria dice otra cosa. La previsión a cuatro semanas es saldo inicial más cobros previstos menos pagos previstos.
Puedes cerrar un mes con beneficio sobre el papel y no tener suficiente en la cuenta para pagar las nóminas. No es un error de contabilidad, es un problema de calendario.
Tres fechas que no coinciden
Vender, facturar y cobrar son tres momentos distintos, y lo mismo pasa con los gastos: comprometerlos, recibir la factura y pagarla.
Míralo con números. En septiembre facturas 6.000 € y tienes 4.000 € de gastos, así que el resultado dice que quedan 2.000 €. Ahora añade la realidad: 2.500 € de esa facturación se cobran en octubre, y los 4.000 € de gastos salen en septiembre. Ese mes entran 3.500 € y salen 4.000 €. El negocio va bien y la cuenta baja.
Mira cuatro semanas por delante
La previsión que necesitas cabe en una hoja. Cada viernes apunta el saldo con el que empiezas, los cobros que esperas semana a semana y los pagos que ya sabes que van a salir. Restas y ves el saldo estimado al final de cada semana.
No hace falta acertar al céntimo. Hace falta ver el hueco con dos o tres semanas de margen, que es justo el tiempo que necesitas para adelantar un cobro, aplazar una compra o hablar con el banco sin prisa.
Los pendientes necesitan dueño y fecha
Los cobros que se retrasan casi nunca se retrasan por mala fe, sino porque nadie tiene asignado el trabajo de recordarlos.
Define cuándo se manda el primer aviso, quién lo manda, qué se hace si no contestan y a partir de cuándo se para el servicio. Cobrar antes suele ser la forma más barata que existe de mejorar la caja, porque no te cuesta ni margen ni clientes nuevos.
Prueba a romperlo
Con la previsión hecha, dale dos golpes a propósito: un mes en el que cobres un 20 % menos y un gasto imprevisto de los que aparecen una vez al año. Mira cuántas semanas aguantarías en cada caso.
Ese número es tu colchón real, y suele ser bastante más pequeño de lo que uno cree.
El saldo no es dinero libre
Lo que ves en la cuenta lleva dentro cosas que no son tuyas: el IVA del trimestre, los bonos que has cobrado y todavía no has dado, los pagos que salen la semana que viene.
Quince minutos cada viernes revisando saldo, cobros, pagos, vencidos y compromisos convierten la caja en un calendario que puedes leer, en lugar de en una sorpresa a final de mes.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede tener beneficio y no tener dinero en la cuenta?
Sí, y es lo más habitual en negocios que cobran a plazos o venden bonos. El beneficio cuenta lo que has ganado en un periodo y la caja cuenta lo que ha entrado y salido de la cuenta en ese periodo, y las fechas casi nunca coinciden.
¿Cómo se hace una previsión de caja sencilla?
Saldo inicial, más los cobros que esperas, menos los pagos comprometidos, semana a semana durante cuatro semanas. No hace falta acertar al céntimo; hace falta ver el agujero con tiempo para reaccionar.
¿Cuánto colchón de caja necesita un negocio de entrenamiento?
Depende de tus gastos fijos y de lo estable que sea el cobro. Una forma de decidirlo es probar dos escenarios: un mes con un 20 % menos de cobros y un gasto extraordinario, y ver cuántas semanas aguantarías.